לעיתים נדרש עובד לצאת לחו״ל לצורך נסיעת עסקים כחלק מפעילות העסק.
על פי תקנות מס הכנסה, הוצאה הקשורה בייצור הכנסה הינה הוצאה מוכרת. גובה ההוצאות המוכרות לצרכי מס כפופות לתקרות המתעדכנות מידי שנה, בהתאם למדד.
כחלק מתהליך רישום ההוצאות בספרים, יש לרכז את כל המסמכים הקשורים בנסיעה, ולהעבירם להנהלת החשבונות על מנת להכין דו״ח נסיעה לחו״ל.
להלן שאלות נפוצות שאנו נשאלים בנושא:
שאלה
אילו מסמכים עלי להכין ובאיזה אופן?תשובה
בדרך כלל הוצאות נסיעה לחו״ל מתחלקות ל- 5 סוגי הוצאות מובהקים:א. הוצאות טיסה
ב. הוצאות לינה
ג. שהייה – הוצאות אש״ל מוכרות, ע״פ התקרה המתעדכנת מידי שנה ע״י מס הכנסה.
ד. רכב – חשבונית על תשלום השכרת רכב, תשלום עבור נסיעה במוניות, רכבות ואוטובוס.
ה. שונות – הוצאות שלא נכללו בסעיפים לעיל, כגון – כניסה לתערוכה, תשלומי אגרות, הוצאות טלפון וכדומה..
יש לרכז את כל המסמכים לפי הנושאים הנ״ל.
שאלה
איך להכין את דו״ח הנסיעה?תשובה
נשתמש בפורמט מוכן של דו״ח נסיעה לחו״ל בו נוכל להשתמש בכל הנסיעות. הדו״ח בנוי בצורה ידידותית, בהתאם לנושאי ההוצאה שצוינו לעיל.לכל נסיעה יש למלא דו״ח נפרד. את דו״ח הנסיעה הריק ניתן לקבל מאתנו כחלק מהשרות ולהשתמש בו.
קישור לדו״ח כקובץ: דו״ח הוצאות נסיעת חו״ל
חשוב מאוד למלא בטופס את הפרטים הבאים: שם הנוסע, תאריכי נסיעה, מספר ימי שהייה עסקיים ומטרת הנסיעה.
שאלה
אם מימנתי חלק מן ההוצאות בעצמי, כיצד יוחזרו לי (רלוונטי רק למקרה של שכיר)?תשובה
באם מומנו ההוצאות העסקיות של הנסיעה ע״י העובד, תעשה הפרדה בין ההוצאות אשר שולמו ע״י מקורות העסק לבין ההוצאות אשר שולמו ע״י העובד. החישוב הסופי יבטא את הסכום אשר יש להשיב לעובד/ת.התוכנות הפיננסיות מאפשרות כיום לנהל דוחות נסיעה מורכבים ולנהל מעקב מקביל על ההוצאות אשר מימן העובד/ת או העסק.
שאלה
כיצד אדע מה ההוצאה המוכרת?תשובה
תקנות המס מתעדכנות לפרקים. יש לשים לב כי הוצאות מסויימות אשר לא תהיינה מוכרות או כי עברו את התקרות לצרכי מס יחשבו כהוצאה עודפת, ובחברה ישולמו 45% מס מגובה ההוצאה.להלן פירוט הוצאות הנסיעה המוכרות נכון ל04/2017:
| סוג הוצאה | פרטים | חלק מוכר מההוצאה |
| הוצאות טיסה | מחלקת תיירים ומחלקת עסקים | 100% ממחיר הכרטיס |
| מחלקה ראשונה | ||
| הוצאות לינה | עד 7 לילות ראשונים | עד 272$ ללילה |
| לילות 8-90 | 75% מההוצאה, לא פחות מ 119$ ולא יותר מ- 204$ ללילה | |
| לילות 90 ומעלה | 119$ ללילה – החל מהלילה הראשון | |
| הוצאות אש״ל | אם נדרשו הוצאות לינה כנ״ל | עד 76$ ליום |
| אם לא נדרשו הוצאות לינה כנ״ל | עד 128$ ליום | |
| שכירות רכב | דמי השכרה | עד 60$ ליום |
אוסטריה, אוסטרליה, איטליה, איסלנד, אירלנד, אנגולה, בלגיה, בריטניה, גרמניה, דובאי, דנמרק, הולנד, הונג קונג, טיוואן, יוון, יפן, לוקסמבורג, נורווגיה, ספרד, עומאן, פינלנד, צרפת, קוריאה, קטאר, קמרון, קנדה, שוודיה, שוויץ